1. 制定坚定的政策.

每个公司都应该在其财务报表中清楚地列出有关业务费用的政策 员工手册. 保单应包括各种费用的分录，如差旅费或设备费用. 它还应该制定明确的指导方针，说明什么可以报销，以及如何批准费用的步骤. 在COVID-19大流行期间过渡到远程工作环境的公司也应考虑重新评估其政策，以考虑在家工作或在家办公的费用.

2. 保持适当的文件.

国税局需要收据和其他 文档 营业费用. 确保你的员工确切地知道他们需要什么，以便报销费用, 给他们一个简单的系统来提交这些费用. 保持文档流程对员工来说很容易，这将使你的人力资源部门更容易，并增加对国税局规则的遵守.

3. 把费用和工资单分开.

在员工的薪水上加上报销似乎很简单, 但这笔钱可能会招致工资税，并迫使员工将报销作为收入申报. 为了避免这些税, 雇主应该努力正确地建立一个免税的报销代码，分别处理他们的工资和报销. 同时避免不必要的税收, 单独核算也有助于使审计员工开支变得简单得多.

4. 定期审计费用.

然而，没有哪个企业经理愿意发现员工欺诈, 对于员工收取大量费用的大公司或企业来说，审计可能很重要. 审计可以发现提交不诚实费用报告的员工. 这有助于消除公司的欺诈性费用，并使业务符合美国国税局的欺诈规定. 即使在没有发现欺诈的情况下, 审计对于分析业务费用和进行更改以降低总体成本非常有用.

5. 永远为你的员工着想.

管理费用报销似乎是办公室里例行的会计工作, 但它对 员工的生活. 报销政策会影响员工在旅行时的舒适程度，以及他们是否可以利用商务费用为奖励计划积累积分. 提交流程, 批准, 支付费用也会影响员工获得报销的速度.

6. 设定现实的支出限制.

为不同类别的费用设定支出限额. 这可以防止员工超支和提交过多的报销请求. 明确规定每餐的允许摄入量, 住宿, 运输, 和其他费用有助于控制成本和确保一致性.

7. 实施在线费用管理系统.

利用数字工具或软件简化报销流程. 在线系统允许员工以电子方式提交费用, 附上数码收据, 并跟踪他们的请求状态. 这种自动化节省了时间，减少了文书工作，提高了准确性.

8. 强制执行及时提交文件.

为费用提交设定最后期限，以防止延迟和积压. 鼓励员工在发生费用时及时提交，以确保记录准确并及时报销. 迟交会导致混乱, 延迟支付, 以及可能违反税收法规的行为.

9. 隔离审批权限.

对费用报销实行多层次审批流程. 这包括由不同的人审查和批准费用, 比如员工的主管, 部门主管, 财务经理. 分离审批权限增加了一层额外的监督, 减少欺诈索赔的可能性.

10. 及时提供反馈.

报销申请提交后，及时反馈给员工. 如果提交有任何问题, 文档, 和遵从性, 及时沟通，以便在没有不必要延误的情况下进行纠正.

还记得, 这些最佳实践的目标是创建一个精简的, 透明的, 以及公平的费用报销程序，使公司和员工都受益. 根据组织的独特需求调整这些实践将有助于确保有效的费用管理，同时最大限度地减少错误的可能性, 欺诈, 以及遵从性问题.

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