报销员工的费用似乎应该是一个简单的过程, 但就像人力资源和企业会计的许多其他流程一样, 有很多事情都可能出错. 如果不能妥善处理和记录费用报销，最终会让你的公司在税收甚至法律费用上损失金钱.
以下是一些可以考虑的报销员工费用的最佳做法.
Managing Expense Reimbursements
1. Make firm policies.
每个公司都应该在他们的公司里清楚地列出他们关于业务费用的政策 employee handbook. 这些保单应该包括不同种类的费用，如旅行或设备. 它还应该制定明确的准则，规定哪些费用可以报销，以及如何批准费用. 在COVID-19大流行期间过渡到远程工作环境的公司还应考虑重新评估其政策，以计入在家办公或家庭办公室的费用.
2. Maintain proper documentation.
The IRS requires receipts and other documentation for business expenses. 确保你的员工确切地知道他们需要什么来报销费用, 并给他们一个简单的系统来提交这些费用. 为员工提供方便的文档流程将使人力资源部门更容易，并增加对IRS规则的遵守.
3. 尽量把开支和工资分开.
在员工的工资中增加一笔补偿似乎很简单, 但这些钱随后会招致工资税，并迫使员工将报销费用作为收入申报. To avoid these taxes, 雇主应该正确地建立一个免税的报销代码来分别处理他们的工资和报销. Along with avoiding unnecessary taxes, 单独核算也有助于简化对员工支出的审计.
4. Regularly audit expenses.
然而，没有哪个业务经理希望发现员工有欺诈行为, 审计对于大型公司或企业来说很重要，因为这些公司的员工需要支付大量的费用. 审计可以揭露那些提交不诚实费用报告的雇员. 这有助于消除欺诈性费用的公司，并保持业务符合IRS的欺诈法规. 即使在没有发现欺诈的情况下, 审计对于分析业务费用和进行变更以降低总体成本非常有用.
5. Always consider your employees.
管理费用报销可能看起来像是回到办公室的一项日常会计任务, but it has a big impact on the lives of employees. 费用政策会影响员工在旅行时的舒适程度，以及他们是否可以将业务费用累积为奖励计划的积分. The process for submitting, approving, 支出也会影响员工得到补偿的速度.
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