由于流程和操作环境，建筑行业比其他行业更容易受到欺诈行为的影响，因此建筑行业的欺诈行为历史悠久. 在过去的一年里, COVID-19大流行大大增加了所有企业实施欺诈的机会和动机, 特别是在建筑行业. 幸运的是, 承包商可以实施和遵循经过验证的内部控制程序，以帮助降低发生欺诈的风险, 如果发生盗窃，还可以限制潜在盗窃的规模.
欺诈风险
根据 注册欺诈审查员协会 (ACFE)”2019冠状病毒病后的欺诈行为:标杆分析报告2020年12月版, 79%的受访者表示，他们看到了整体欺诈水平的上升, 90%的受访者预计2021年整体欺诈水平将进一步上升. 另外, 该报告指出，预防, 检测, COVID-19之后，调查欺诈变得更加困难.
承包商更容易受到欺诈的原因之一是涉及的当事人的数量，包括供应商, 分包商, 以及能够犯下和隐瞒欺诈行为的各级员工. 员工级别可以从主管、领班、项目经理到会计/财务人员. 另外, 许多承包商的会计部门都较小, 相对于其他类型的业务, 导致缺乏职责分离和更少的制衡其他因素使得承包商容易受到欺诈是远程工作网站很难保持警戒在公司资产和隐瞒盗窃和挪用公款的能力通过扩散欺诈成本在多个合同工作.
有许多常见的欺诈风险是建筑行业特有的, 包括:
- 贪污及虚构卖主
- 工资计划，包括幽灵员工
- 供应商或分包商的回扣
- 偷窃工地材料
- 贪污(贿赂、勒索、串通投标)
- 更改订单的造假
- 网络安全和数据盗窃
尽管这些风险在所有行业中都是普遍存在的, 承包商特别容易受到涉及回扣的欺诈计划的影响, 现场材料失窃, 腐败, 篡改订单.
哪三个因素是欺诈行为必须存在的?
- 激励——员工的生活中一定会发生一些事情，让他们觉得他们需要获得比正常工资或其他方式更多的钱.
- 合理化——潜在的欺诈者必须在他们的头脑中找到一个可以接受的理由来实施欺诈.
- 机会-必须有一个潜在的欺诈者实施计划的机会.
在COVID-19大流行后的环境中, 动机, 合理化, 欺诈的机会大大增加了. 公司唯一能控制的因素是进行欺诈的机会, 哪个是通过强减的 内部控制 在高层创造一个稳定的经营环境，积极监督财务结果. 为了防止欺诈行为的发生而进行的投资，其成本效益要高得多, 然后成为一个需要数年时间才能揭开的阴谋的受害者.
承包商可以实施哪些关键的内部控制来防止和发现欺诈行为?
强有力的内部控制的原则基础是在整个会计和财务过程中适当划分职责的制度. 应该有多个员工参与授权事务的职责, 在系统中记录事务, 执行对账, 以及现金或资产的使用.
承建商应注重内部控制和职责分工的一些关键领域如下:
- 客户账单，付款申请和收据
- 支付给供应商和分包商
- 工资
- 现场控制
- 招标及更改订单
另外, 承包商应仔细审查每月的财务结果，并定期密切监测正在进行的工作进度，以确定可能存在的任何重大欺诈行为. 通过关注这些核心流程，并将责任分散到多个员工身上, 承包商可以极大地限制同一个人犯下和隐瞒欺诈行为的机会.
对承包商而言，每个涉及舞弊的关键领域都有哪些具体的内部控制措施?
客户账单，付款申请和收据 – It seems basic, 但是，对帐单和应收账款的协调工作应该由没有权限接触到收入款项的人来完成. 仔细审查付款申请的项目和数量，以防出现任何违规情况. 密切监控正在进行的工作进度，发现重大的超支或欠帐，并调查不寻常的项目.
支付给供应商和分包商——总是获得超过一定数量的材料和分包合同的竞争性投标，并让项目经理以外的其他员工审查供应商和分包商的发票. 对所有支票或电子资金转帐要求双重签名/批准. 通过预认证的分包商确保前端付款的有效性, 与担保代理人核实分判商债券，并禁止向分判商付款，除非担保债券已存档. 另外，要注意那些最低的投标总是被授予同一家分包商或供应商. 密切监控正在进行中的工作进度，以发现虚构的成本.
工资单——密切注意重复的工资单支付或工资单上虚构的员工，并将W-2和工资税报告与总账系统进行核对. 也, 定期走访工作现场，将工作现场的员工人数与时间报告和工资支票/直接存款进行比较.
现场控制-将采购的材料数量与原始投标进行比较. 协调采购订单与工地送货单和发票. 安装安全摄像头以识别材料被盗. 跟踪和监控物料的报废销售. 密切关注利润在就业岗位上的下降.
投标和更改订单——由不参与该工作/项目的人对最初的投标包和成本估算建立独立的审查.e.，与另一位项目经理核对). 监控中标合同的投标价差，发现任何与竞争对手投标的显著差异. 对于工作范围的修改，需要在工作开始之前在更改顺序上签名. 将更改顺序与原始合同值进度表进行比较.
在这些关键领域实施策略，可帮助承建商减轻一些最常见的欺诈计划的风险.
建筑行业的公司由于其独特的经营环境，可能会经历不成比例的欺诈或盗窃风险, 这个行业有很长的欺诈历史, 以及COVID-19后环境中新出现的欺诈动机和机会. 从长远来看，花时间和资源来防止欺诈的发生将会带来回报，保护你的建筑公司免受重大的盗窃损失. 首先联系一个值得信赖的顾问，对现有内部控制的有效性进行评估，并提出改进的机会.
如果您对建筑行业内部控制的最佳实践有疑问，或需要建筑审计的帮助, LBMC可以帮助. 如需更多信息，请联系 史蒂夫。托马森, 注册会计师在 sthomason@sepon-boutique-resort.com.