没有人愿意认为自己的员工会试图以某种方式偷钱或诈骗公司. But it happens. 不像在非常大的公司，员工欺诈可能会导致起诉或报纸头条, 中小企业的员工盗窃行为基本上不被报道，通常只是企业主的损失.
在美国和世界各地，欺诈案件的数量和欺诈损失的金额都在增长. 让中小企业面临风险的最大因素是员工的减少, 太多与财务相关的责任都掌握在一个人的手中, 这样偷钱就更容易了.
我们在小型企业中看到的大多数欺诈行为都是相当基本的.
For example, 处理应付帐款支票的人会给自己开一张支票，但在会计系统中记录为给公司供应商. 那个人可以在支票上伪造船主的签名, 或者只是一个签名盖章, making it even easier. 如果这个人同时也是审核银行注销支票月结单的人, 没有人注意到这种差异.
研究表明，大多数欺诈行为都有18个月左右的时间才会被发现. Typically, 保险公司可能会赔偿员工盗窃造成的损失, 但保险公司可能会要求你先起诉雇员. 或者你的免赔额很高. 阻止损失的最好方法就是防止它.
你知道欺诈的三个因素吗?
- First, 有些人的生活中发生了一些事情，使他们觉得他们需要得到比现在更多的钱.
- 其次，他们认为参与欺诈计划是可以的.
- 最后，必须有机会进行欺诈. 公司能控制的唯一因素就是欺诈的机会, 通过强有力的内部控制减少了哪些.
一个公司如何改善内部控制和减少盗窃的机会?
最好的方法是在所有重要的会计过程中充分划分职责，以确保多个员工负责授权交易, recording transactions, reconciling transactions, 以及获得现金或其他资产. 如果只有一个人负责这四个功能, 实施欺诈太容易了.
风险评估可以识别公司的薄弱环节，以及需要采取哪些控制措施来防止和发现欺诈行为. Once the controls are in place, 高层管理人员应该定期监控合规性，以确保它们得到遵守. Designing good internal controls is only half the battle; you must make sure controls are not being circumvented.
业主和管理层进行良好的财务监督是发现重大欺诈的最佳措施之一.
If you are an owner, 你应该积极定期地审查财务报表, 跟踪任何不寻常的数量或关系. 这种审查应包括资产负债表和损益表. Too often, 管理层将只关注损益表和底线收入，而不审查资产负债表，因为许多欺诈性交易可能被掩盖.
业主也可以与他们的外部注册会计师合作，以获得指导. 如果你的公司目前有一个独立注册会计师的年度审计, 他们已经在评估你们的内部控制，并向你们提供一份改进建议的报告. 如果您目前没有年度审计, 你可以聘请一个独立的注册会计师进行内部控制评估咨询，以找出弱点和潜在的改进.
通过会计功能对内部控制进行抽样，以发现小型组织中的欺诈和错误
Authorization
- 发票由部门主管批准后，由会计人员进入总账.
- 支票在付款前由执行董事批准并签字.
- 工资支出在付款前由执行主任批准.
- 未开封的银行对账单在交给会计之前由执行董事或财务主管审查.
- 费用报销由员工的主管批准，执行董事的费用报销由董事会的一名成员批准.
Custody
- 前台接收现金并将其存入存款单.
- 存款由会计进行.
- 支票被锁在一个地方，只由不是账户签字人的会计准备.
Record Keeping
- 只有会计才有权使用总分类帐, 执行董事只有读权限.
- 存款由会计入账到总分类帐.
- 执行主任或财务主管每月审查手工日记账的分录.
Reconciliation/Review
Bank reconciliations, including the deposit sheet, 银行对账单和总账明细由会计编制，并由执行董事或财务主管审查.
每月的财务报表由执行主任审阅, 发票审批部门主管及财务委员会.
除了职责的隔离, 一个组织还必须实施组织范围的政策和程序. 这些政策和程序提供了额外的监督. 对于较小的组织来说，这些是, at times, 更容易实现，因为它们不需要大量人员来完成.
组织范围的政策和程序
Policies
- 要求所有员工每年至少休假2周.
- 对所有员工进行评估
- 对所有员工进行背景调查
- 是否为所有员工设置单独的密码和用户名，并要求至少每年修改一次密码.
- 准备会计政策和程序手册
- 实施检举政策
- Have an annual audit
- 要求所有员工和董事会成员签署一份道德准则政策，并每年提供道德培训.
Procedures
- 为所有的贡献发送感谢信. 确保这些信件是由会计以外的人发出的.
- 根据预算和实际情况对月度财务报表进行审查，并定期审查财务状况报表. 根据收入实际减少的比例更新费用预算.
- 建立一个强有力的“高层基调”，让所有员工都有道德行为, not the exception.
- 当欺诈或不道德的行为发生时，要迅速起诉，并让员工知道后果.
有人可能会认为，一旦上述职责隔离, 执行政策和程序, 这个组织肯定会受到保护，不受欺诈和错误的影响. 重要的是要记住，内部控制是一个不断进行的过程, not just segregation of duties. 组织还必须考虑其他因素.
一个小型组织可以创建一个环境，通过考虑上述概念来阻止和检测欺诈和滥用. However, 重要的是要记住，没有放之四海而皆准的方法, 而上述概念必须根据组织的事实和情况进行定制.