现在是时候确保你的公司的退休计划是有序的，并能经得起美国劳工部(Department of Labor)或国税局(Internal Revenue Service)的严格审查.
DOL和IRS增加了对退休计划的审计次数和频率. 尽管许多审计是由员工投诉引发的, 大多数是随机的，或者是由表单5500的问题触发的.
八个常见的审计发现，以及在审计前您可以采取哪些步骤来识别计划中的问题.
1. 没有及时更新计划文档
如果任何与计划有关的规则或规定发生了变化, 计划文件必须改变以反映这些变化. 许多计划供应商会向发起人提供修改意见, 但正式采用它们是主办者的责任.
2. 没有遵循计划文件
The plan document serves as the foundation for plan operations; simply put, 这是该计划的操作手册. 理解计划文档并在做决定时参考它们是很重要的. 如果操作发生了变化，则需要将计划文件更新为最新的和准确的. 每隔几年进行一次文档/过程审计是个好主意. 不要想当然地认为所有事情都是由管理计划的法律文件支持的.
3. 使用不正确的补偿定义来计算延迟
许多退休计划面临的一个大问题是如何恰当地应用该计划的薪酬定义. 有无数的工资单系统和工资代码, 编程错误是很容易的, 反过来, 错误地计算延期货. 计划发起人需要确保所发生的操作与计划文件一致. 阅读文件中对合格薪酬的定义，并将其与少数员工的工资记录进行核对，以验证在计算他们的延期支付时，是否包括了所有合格薪酬. 如果有差异，可能需要更正分配或捐助.
4. 未及时存入参加者供款
拖欠工资存款是DOL审计中最常见的问题之一. 法律要求参与人的供款应在合理可行的情况下，尽快从公司资产中分离出来，存入计划中. “合理的”一词在联邦法律或指导方针中没有定义，以确定延期存款是否已及时缴纳. 一般对于大型企业来说, 一个及时的存款将最有可能发生在工资预提后的几个工作日内.
有一个小企业安全港，适用于100人以下的企业. 安全港声明，小企业的401(k)存款是及时的，如果他们是在7个工作日内从雇员的工资中扣除缴款. 我们建议计划发起人检查公司的工资流程，以确定供款可以合理地从资产中分离出来的日期，并将此日期作为汇出供款的最大截止日期.
5. 不符合资格要求
该计划文件阐明了雇员享有退休福利的权利，以及根据正确的服务申请和/或计划有关参与资格的年龄要求来确定这些权利的公式. 遵守这些要求, 计划发起人需要为所有员工保留准确的服务记录，并在他们的系统中建立一个流程，在每个员工达到所需时间时通知他们. 如果这些记录不正确或系统不到位，提供的好处可能是不正确的. 定期抽查有代表性的员工(新员工)是个好习惯, 转移, 重新雇用和兼职雇员)，并审查资格程序.
6. 不当参与人贷款，困难提款
计划文件规定，只有出于某些非常具体的原因才能获得困难分配, 贷款只有在符合一定标准的情况下才被允许发放. 如果不能确保这些法律要求得到满足，可能会导致不按照计划文件的条款授权分发. 我们建议雇主检查，以确保计划文件中的条款恰当地反映了计划的实际执行情况. 雇主可以通过挑选接受过困难分配或贷款的有代表性的雇员抽样，检查是否合规，并检查与这些贷款相关的文书工作，以确保一切都井然有序，符合法律要求.
7. 未进行ADP/ACP非歧视检测
《明升app》(Employee Retirement Income Security Act)要求进行测试，以证明401(k)计划对高薪酬员工没有歧视. 美国国税局认为，401(k)计划最大的失败之一是没有进行必要的歧视测试，没有在适当的截止日期前纠正任何错误. 非歧视测试通常由记录保管员或第三方管理员执行, 但该计划的发起者应该了解基本情况, 包括失败的后果. 雇主应该检查这些测试是否有错误, 例如名单上的雇员没有任何补偿，或者名单上延期的百分比大于计划限制的雇员.
8. 忘记提交表格5500
5500表格每年都要向DOL提交. 有时它可能会被忽略，尤其是在小公司. 对于更大的计划, 如果强制性审核没有及时完成，未能按要求将表单5500包含在表单中，就可能发生未能提交表单5500的情况. 计划发起人应该制定一份年度符合性检查清单，其中包括填写和归档Form 5500. 另一种选择是将Form 5500的归档工作外包给可靠的第三方管理员.
持续监控和定期自我审计, 退休计划的发起人可以避免这里详述的许多问题. 至于那些不符合规定的计划, IRS和DOL有几个项目用于自愿自我纠正操作错误和违反信义行为. 如果发现的足够早，许多问题可以很容易地被计划发起人解决.