电子文件. 纸质文件. 文件,文件,文件. 你如何平衡那些把每一张纸或电子文档都藏起来的员工和那些迫不及待地想把工作空间里杂乱的东西扔掉的员工呢?
以满足法律和法规的要求, 以及提高效率和生产力, 企业需要有一个文档管理策略.
一个有效的文档管理策略从一个良好的书写开始, strong, 政策明确，安全可靠, 为便于检索而对信息进行索引的计算机系统. 一个集中存储信息的系统, 它确保立即对文档进行更改，并记录有关更改的信息. 但最重要的是，有 只有一个 每个文档的最新版本.
与设置索引, 找到项目所需的信息变得很简单, 比如报税, 进行审计, 或者在诉讼的发现过程中发现其他文件.
确定那里有什么. 一定要查看个人电脑的硬盘, 您组织的计算机网络, 以及远程员工可能存储的任何信息. 还记得, 组织中的所有计算机都包含文档管理策略需要涵盖的信息. 这包括数据文件、文字处理文件、电子邮件和图像文件.
例如, historical and current; temporary and permanent; clients, customers and vendors; full-time and part-time employees; 承包商; finance; business strategies; intellectual property; e-mails; legal or regulatory requirements.
决定需要保留哪些数据, 你希望它如何组织, 哪些信息应该被加密, 应该安装哪些安全措施来保护信息和限制访问.
有些信息可以在只读的基础上提供给大多数员工, 其他数据可能只有部分具有读写权限的员工才能访问, 其他的信息可能会被限制到特定的组，他们将需要特殊的密码和加密软件.
如果可能的话，将不同保存期限的文件分开保存. 这不仅降低了长期存储的成本，而且还有助于避免文档在预定时间之前被误毁，以及因未能遵守保留规定而受到的潜在法律指控.
当具有不同销毁时间表的文档必须组合在一个文件中时, 确保只要需要最长保留时间的文档，文件就会一直保存下去.
创建维护、归档和销毁的时间表和方法. 允许个别部门或经理设定他们自己的保留政策, 前提是它们得到您的法律顾问或指定监督政策合规的个人的批准.
对所有员工进行监控，以确保他们遵守这项政策，这一点至关重要.
为您的政策的每个部分提供一个清晰的、文档化的基本原理. 法定存储要求可能会不时发生变化, 因此，您需要定期检查政策，以确保它是最新的. 在进行更改时，一定要将其记录下来.
确保所有的员工, 承包商, 供应商理解并签署了政策和未来的更新.
虽然这听起来可能有些势不可挡，但与正确的技术合作伙伴一起操作起来很容易. 如果需要进一步的帮助或问题，请明升体育app下载.
