在一个负责任的计划下付款, 他们无需缴纳联邦收入和受助员工的就业税. 雇主可以从中受益，因为这些补偿不受联邦雇佣税中雇主部分的约束.
当雇主向雇员支付费用报销或预支费用时(无论雇员是否发生或合理预计会发生费用), 美国国税局认为该安排是变相应税补偿. 这意味着所谓的费用报销被视为额外的应税补偿.
负责计划101
问责计划的要求是什么?
负责任的计划必须满足支付给受款员工的四项要求，才有资格获得税收优惠的费用报销, 不应纳税的补偿:
- 业务联系. 补偿或津贴只能支付雇员为雇主提供服务而产生的费用. 一个常见的例子是与业务相关的差旅费用.
- 实体化. 费用必须由费用报告或类似的记录来证实. 超过75美元的费用需要收据. 住宿费用不论金额多少，都需要收据. 一个负责任的计划可以支付预定的里程或每日旅行津贴，最高金额支付给联邦雇员. 选择这种简化方法的公司不需要员工证明实际的费用数额.
- 退还超额付款. 在合理期限内, 必须要求员工退还超出实际支出的报销或预付款. 下一个例外, 雇员不需要根据联邦雇员所能获得的里程或每日旅行津贴退还多余的里程或津贴.
- 合理的时间. 费用和超额付款的返还必须在合理的期限内进行.
费用报销的替代方案是什么?
除非你公司的费用报销或津贴安排符合负责任的计划, 美国国税局将把这笔付款视为额外的应税补偿. 不符合条件的安排包括:
- 指定员工工资的一部分作为差旅津贴
- 通过将员工的工资减去已报销的金额来从员工的工资中报销费用.
例如, 假设ABC技术公司对其技术人员和销售人员实行费用报销计划. 任何一天, 一位技术人员外出出差, ABC指定当天工资的50美元作为差旅费津贴. 技术人员收到了50美元，但他或她的工资被扣除了这一数额. 技术人员不需要提供实际的差旅费.
ABC还指定每个销售人员每月500美元的工资作为每月与业务相关的招待费用的津贴. 销售人员收到500美元，但他或她的月薪会减少这一数额. 销售人员不需要提供实际的招待费.
这些安排做 不 之所以符合负责任计划，是因为这些津贴的支付与受聘员工是否产生业务相关的费用无关，而且这些津贴只是员工工资的一部分. 因此，ABC必须在接收员工的W-2表格上以应税工资的形式报告津贴.
这些津贴需缴纳联邦收入和就业税. ABC必须预扣联邦所得税和雇员的部分联邦雇佣税的津贴. ABC还必须为津贴支付联邦雇佣税的雇主部分.
我如何建立一个可靠的计划?
关于如何建立一个负责任的计划的更多细节，请咨询您的税务顾问.
为员工的业务相关开支建立一个负责任的计划可以为员工和雇主节省税收. LBMC将很乐意帮助您利用这一税收节省.
LBMC税务提示是为公司的客户和朋友提供的一种信息和教育服务. 沟通是高层次的，不应被视为采取任何具体行动的法律或税务建议. 个人在作出任何与税收或法律相关的决定之前，应咨询他们的个人税务或法律顾问. 除了, 所提供的信息和数据都是基于被认为可靠的来源, 但我们不能保证其准确性或完整性. 该信息是最新的日期表明，并可随时更改，不另行通知.