建筑业因其长期以来的欺诈行为而闻名，这是由于其流程和操作环境使其比其他行业更容易受到计划的影响. 过去一年, COVID-19大流行大大增加了所有企业欺诈的机会和动机, 特别是在建筑业. 幸运的是, 承包商可以实施并遵循经过验证的内部控制程序，以帮助降低欺诈发生的风险, 并限制潜在盗窃的规模.
欺诈风险
根据 注册欺诈审查师协会 (ACFE)”COVID-19之后的欺诈:基准评估报告2020年12月版, 79%的受访者表示，他们发现欺诈的总体水平有所上升, 90%的受访者预计2021年欺诈的总体水平将进一步上升. 另外, 本报告指出，预防, 检测, COVID-19之后，调查欺诈变得更加困难.
承包商更容易受到欺诈的原因之一是涉及的各方包括供应商的数量, 分包商, 以及能够犯下和隐瞒欺诈行为的各级员工. 员工级别可以从主管，领班，项目经理，会计/财务人员. 另外, 许多承包商有较小的会计部门, 相对于其他类型的业务, 导致缺乏职责分离和更少的制衡其他因素使得承包商容易受到欺诈是远程工作网站很难保持警戒在公司资产和隐瞒盗窃和挪用公款的能力通过扩散欺诈成本在多个合同工作.
建筑行业有许多常见的欺诈风险, 包括:
- 贪污、虚报摊贩
- 工资计划，包括幽灵雇员
- 供应商或分包商的回扣
- 盗窃工地材料
- 贪污(贿赂、勒索、串通投标)
- 更改订单的造假
- 网络安全和数据盗窃
而其中许多风险在所有行业的企业中都是普遍存在的, 承包商特别容易受到回扣欺诈计划的影响, 现场材料失窃, 腐败, 更改订单伪造.
哪三个因素必须存在，才能实施欺诈?
- 激励——在员工的生活中一定会发生一些事情，使他们觉得他们需要获得更多的钱，而不是通过正常的工资或手段.
- 合理化——潜在的欺诈者必须在他们的头脑中找到一个可以接受的理由来进行欺诈.
- 机会-必须有一个机会，一个潜在的欺诈者实施一个计划.
在COVID-19大流行后的环境中, 动机, 合理化, 诈骗的机会也大大增加了. 公司能控制的唯一因素就是欺诈的机会, 通过强还原 内部控制 创造一个高层基调稳固的运营环境，积极监督财务结果. 通过抓住机会或迅速发现欺诈行为来防止欺诈行为的发生，这样做的成本效益要大得多, 然后成为一个阴谋的受害者，这个阴谋可能需要数年才能被揭露.
承包商可以实施哪些关键的内部控制来防止和发现欺诈?
强有力的内部控制的原则基础是在整个会计和财务过程中充分划分职责的制度. 应该有多个雇员参与授权事务的职责, 在系统中记录交易, 执行对账, 以及获得现金资金或资产.
承包商应集中注意的内部控制和职责划分的一些关键领域包括:
- 客户账单、付款应用程序和收据
- 支付给供应商和分包商的费用
- 工资
- 现场控制
- 投标及更改订单
另外, 承包商应仔细审查每月的财务结果，并密切监视进度计划中的工作，以确定可能存在的任何重大欺诈. 通过关注这些核心流程，并将责任分散到多个员工身上, 承包商可以极大地限制同一个人犯下和隐瞒欺诈行为的机会.
在承包商欺诈关注的每个关键领域，具体的内部控制是什么?
客户账单、付款应用程序和收据 – It seems basic, 但协调账单和应收账款的工作应该由无法接触到即将到来的付款的人来完成. 仔细审查付款申请上的行项目和数量是否有不规范的地方. 密切监视进度计划中的工作，以发现明显的超额或不足，并调查异常项目.
支付给供应商和分包商的费用——在一定数量的材料和分包合同上，始终获得竞争性投标，并让项目经理以外的一名员工审核供应商和分包商的发票. 所有支票或电子资金转账都需要双重签名/批准. 通过预审分包商的资格，确保前端付款的有效性, 与担保代理人核实分包商的担保，并禁止向分包商付款，除非有保证书存档. 同时，要注意那些始终被授予同一分包商或供应商的最低投标. 密切监控进度中的工作，以盈利为目的的淡出，以发现虚构的成本.
薪资-密切注意薪资登记簿上的重复薪资支付或虚构员工，并将W-2和薪资税报告与总分类帐系统协调. 也, 定期视察工作地点，比较工作地点的员工人数与工时报告和工资支票/直接存款.
现场控制-将采购的材料数量与原始投标进行比较. 协调采购订单和现场送货单及发票. 安装安全摄像头来识别材料的失窃. 跟踪和监督材料的报废销售. 密切关注利润对就业的影响.
投标和变更命令-由不参与该工作/项目的人建立对初始投标包和成本估算的独立审查(i.e.，与另一位项目经理交叉核对). 监控赢得合同的投标价差，以发现与竞争对手的任何显著差异. 对于工作范围的修改，需要在工作开始之前在更改订单上签名. 将更改订单与原合同价值进度表进行比较.
在这些关键领域实施战略可以帮助承包商减少一些最常见的欺诈计划的风险.
建筑行业的公司由于其独特的经营环境，可能会经历不成比例的欺诈或盗窃风险, 这个行业的欺诈犯罪历史悠久, 以及新冠疫情后环境下欺诈行为的新演变动机和机会. 花时间和投入资源来防止欺诈的发生，从长远来看，这将为保护您的建筑公司免受重大盗窃损失带来回报. 首先联系一位值得信赖的顾问，评估现有内部控制的有效性，并提出改进的机会.
如果您对建筑行业的内部控制最佳实践有疑问，或者需要协助进行建筑审计, LBMC可以帮助. 如需更多信息，请联系 史蒂夫。托马森, 注册会计师在 sthomason@sepon-boutique-resort.com.